Алгоритм перевода сотрудника на дистанционную работу
Начиная с 2020 года, после известных событий, на российском рынке труда особую актуальность приобрел перевод работников на дистанционную работу.
Вопросы взаимодействия работника и работодателя и организация процесса удаленной работы оказались настолько сложными, что в законодательство пришлось вносить существенные изменения. Положений Федерального закона № 60-ФЗ от 05.04.2013 года оказалось явно недостаточно.
Как показала практика, вопрос не простой, но при выполнении определенных условий, процесс перехода вполне можно осуществить своими силами, без привлечения сторонних специалистов которые моментально расплодились на благодатной ниве пандемии.
В настоящей статье, мы представим вашему вниманию пошаговый план для работодателя по переводу сотрудников на дистанционную работу. Важно понимать, что руководить удаленными сотрудниками можно не перегибая палку, но и в то же время исключить организовать грамотный контроль за всеми своими сотрудниками..
Для начала, требуется пояснить несколько важных моментов, которые вносят путаницу в рассматриваемый вопрос.
До моды на удаленную работу, в российском законодательстве безраздельно господствовал термин надомная работа, который не потерял актуальности на сегодняшний день.
Поэтому, предлагаем, отделить мух от котлет разделить понятие надомной работы и дистанционной работы.
Для более ясного понимания сложности перевода, на так называемую «удаленку», нужно понимать истоки представленной проблемы. Как оказалось, список проблем оказался небольшим, но «тяжелым».
Проблема № 1: Отсутствие в организации соответствующих инструкций и нормативной документации. Можно сказать больше – никто не представлял, как разрабатывать подобные положения.
Проблема № 2: Неготовность организаций к цифровому обмену информацией. Причины тому у каждого работодателя разные от банальной скупости на современную технику до слабого интернета.
Проблема № 3: Неподготовленность работодателя обеспечить защиту персональных данных.
Приступим к рассмотрению перечисленных проблем и прочих вопросов правильной организации удаленной работы.
Сразу отметим, что основные изменения в законодательных актах коснулись Трудового кодекса РФ, а в частности, появилась объемная глава 49.1 (Федеральный закон № 407-ФЗ от 08.12.2020 г.)
Прямых указаний по разработке нормативной документации ТК РФ не содержит, но законодательные органы России готовят специальные руководящие документы, детализирующие особенности дистанционной работы.
«Первая ласточка» по уточнению главы 49.1 уже появилась в Федеральном законе № 973264-7. В любом случае, как говориться, лучше к нововведениям подготовиться заранее.
Варианты оформления сотрудников на удаленную работу
С какого вопроса нужно начинать разработку документации по удаленной работе?
Для начала, нужно понять, какая работа может выполняться удаленно, в принципе в конкретной организации. Пересмотр трудовых функций всех работников, позволит определить, какие должности возможны к переводу.
По объективным причинам, не все должности подлежат переводу на «удаленку». Например, сотрудника охраны невозможно оформить на дистанционную работу, а программиста – легко.
В первую очередь, прелести дистанционной работы коснуться работников интеллектуального труда и тех сотрудников работа, которая имеет разъездной характер.
Второй важный фактор, это согласие самого работника. Напоминаем, что сам факт перевода на дистанционную работу является существенным изменением условий труда и возможет только по взаимному согласию сторон.
Не всем работникам может понравиться вариант работы вне стен организации. Причин тому множество, в том числе, отсутствие у работника возможности оборудовать рабочее место дома, или отсутствие у сотрудника способностей по самоорганизации. В любом случае, помним, что согласно статьи 22 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить условия труда своим сотрудникам.
Кроме того, работодатель должен самостоятельно оценить возможность конкретного работника трудится в домашних условиях. Не все люди способны настроится работать дома и обеспечить сохранность имущества выданное для выполнения трудовых функций. Более того, не все работодатели имею возможность обеспечить своих сотрудников необходимой для работы техникой.
По этим причинам, в разных организациях снова входит в моду тестирование и опрос работников.
Помимо всего прочего, перевод на дистанционную работу не обязательно может быть связан с пандемией. Работодатель может поменять адрес локации, могут измениться условия аренды, может произойти ликвидация оборудованных рабочих мест.
Важный момент
Перевод работника на дистанционную работу не является случаем предусмотренным статьей 72.2 «Временный перевод на другую работу». Работник остается в прежней должности и в прежней организации. Меняются только условия труда. В этом случае, обязательное условие для перевода на дистанционную работу – заключение дополнительного соглашения (статья 312.1 ТК РФ).
Варианты дистанционной работы
Дистанционная работа в пределах РФ
В этом случае, работник выполняет свои должностные обязанности в пределах России, в объеме, указанном в трудовом договоре. Работодатель должен контролировать местонахождение работника только в том случае, если это влияет на расчет пенсии. Например: Работа в т.н. «Северных районах».
Комбинированная дистанционная работа
Подобный вариант очень любят применять в бухгалтерской сфере. Работодатель, в локальном нормативном акте определяет дни работы в офисе и дни работы дома. Главное, работодатель, обязан точно определить, какую именно работу выполняет работник в удаленном формате.
Важные моменты, которые обязательно вносятся в трудовой договор о дистанционной работе
1. Оговаривается условия дистанционной работы
Это главный пункт в трудовом договоре. Недаром, в Трудовой кодекс добавили статью 312.1
Пример записи:
«Работник выполняет свои трудовые обязанности дистанционно с использованием сети Интернет»
2. Прописывается место работы
Уточнение места работу нужно прописывать только при условии, если это скажется на начислении заработной платы (работа в районах Крайнего Севера, например)
Пример записи:
«Стороны пришли к соглашению, что местом выполнения работником должностных обязанностей является город Якутск»
Кроме того, нужно сразу определиться – насколько важна конкретная местность, где должен находиться работник. Например, менеджер по продажам должен продавать в строго определенном городе. Выехав в соседний город, теряется смысл его трудовой функции. Это уже является основанием для увольнения работника.
3. Определяем режим рабочего времени
Данный пункт оговаривается только в случае, если работодателю требуется иметь постоянный контакт с работником.
Например: системный администратор выполняет определенные манипуляции, которые необходимо осуществлять в определенные промежутки времени. Выходить за временные интервалы нельзя, т.к. нарушается весь производственный процесс.
Пример записи:
«Работнику устанавливается норма рабочего времени – 40 часов в неделю
Режим рабочего времени:
Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье);
Продолжительность ежедневной работы – 8 часов;
Время начала работы в 09:00;
Время окончания работы в 18:00;
Перерыв для отдыха с 13:00 до 14:00.»
Пример записи:
«Режим рабочего времени:
Работник самостоятельно устанавливает и регулирует режим своего труда и отдыха с понедельника по пятницу, в рамках сорокачасовой рабочей недели»
По согласованию с работником, режим рабочего времени может меняться. В этом случае, необходимо ориентироваться на разницу в часовых поясах и необходимость иметь доступ к работнику.
Не забываем, что «дистанционщики», это такие же сотрудники, как и работающие в стенах организации и им обязательно предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, со всеми вытекающими последствиями. В этом случае, отпуск предоставляется стандартно, на общих основаниях.
4. Охрана труда
В настоящее время, вопрос охраны труда работников находящихся на «удаленке» не отрегулирован. Статья 57 Трудового кодекса обязывает указать в трудовом договоре условия труда, но в то же время, Федеральный закон № 426-ФЗ от 28 декабря 2013 года прямо говорит о том, что оценка условий труда не производится (ст. 3).
Выход из данного положения в настоящее время только один – прописать указанное условие в трудовом договоре.
Пример записи:
«Исключить из трудового договора п. 7 об условиях труда на рабочем месте в связи с дистанционным характером выполнение функциональных обязанностей работника»
5. Способы общения и связи с работником.
Один из самых сложных вопросов.
Переход на дистанционную работу подразумевает изменение в формате общения работодателя работника.
В большинстве случаев, достаточно коммуникации по телефону, электронной почте и через электронные мессенджеры. Ситуация осложняется при необходимости передачи электронных документов. В этом случае, возможно, потребуется подписать электронный документ ЭЦП (электронная цифровая подпись), или УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью). На данный момент, трудовое законодательство не указывает, кто оплачивает ЭЦП, или УКЭП работника, поэтому, стороны договора действуют по договоренности.
При этом, возникает риск нарушения установленного режима сохранения конфиденциальности. Этот вопрос может потребовать дополнительных расходов по соблюдению режима секретности.
Как вы понимаете, это далеко не все трудности для работодателя.
В процессе деятельности организации, может возникнуть необходимость обмена бумажными документами. В этом случае, придется воспользоваться услугами почты, страхуя себя отправкой почты с уведомлением и описью вложения.
Работодатель, самостоятельно придется определить все перечисленные условия, сформулировать и внести в текст трудового договора.
Пример записи:
«Работник обязан быть на связи по скайпу в течение рабочего дня с 09:00 до 18:00 по московскому времени»
«Работник обязан ежедневно, в течение рабочей недели, представлять электронный отчет на электронную почту imidj@mail.ru до 17:00»
Вопрос на самом деле важный. Дело в том, что если работодатель не определит режим рабочего времени, сделать это вправе работник самостоятельно. По этой причине, работодатель сильно рискует нарваться на выплату «сверхурочных», позвонив например в 19:00, в то время, когда у работника рабочий день закончился.
Осуществляя подобные записи, работодатель, может требовать соблюдение перечисленных условий. Как известно, на удаленной работе, работник расслабляется и забывает звонить, быть на связи, высылать отчеты.
По согласованию, между работодателем и работником, оговаривают мессенджеры, которые будут использоваться при коммуникации.
Отдельно оговариваются нештатные ситуации. Например: подробно описывается порядок действий работодателя в случае потери связи с работником.
6. Материальная ответственность работника
В том случае, если работнику необходимо получить материальные ценности для работы, работодателю придется дополнительно заключить договор о полной материальной ответственности. Непосредственно, в трудовом договоре, факт передачи имущества организации можно не расписывать.
Пример договора о полной материальной ответственности можно скачать по следующей ссылке
7. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
Согласно статьи 188 Трудового кодекса РФ, работодатель по соглашению сторон, обязан возместить расходы при использовании личного имущества работника. Поэтому, в трудовом договоре подробно расписывает порядок выплаты компенсации.
Важно до подписания трудового договора, определить все возможные варианты. Как показывает практика, основные затраты, которые просят компенсировать сотрудники это:
· Оплата электричества;
· Оплата связи и интернета;
· Оборудование рабочего места (офисная мебель, освещение);
· Оплата оборудования для работы (оргтехника, заправка картриджа и пр.).
Возможности у всех организаций разные. Для одних, оплата всех пожеланий работника не составит труда, а для других, это окажется непосильной ношей.
Кроме того, нужно учесть, что и у работников запросы разные, для одного достаточно офисного стула, а другой потребует кожаное кресло, ноутбук с игровыми характеристиками и айфон последней модели.
Статья 312.3 ТК РФ регулирует компенсацию расходов удаленному сотруднику.
В качестве общего замечание можно отметить, что в трудовом договоре необходимо досконально прописать все требования к работнику, которые продиктованы спецификой организации.
Только после этого, можно требовать от дистанционного работника выполнения установленных норм и накладывать дисциплинарные взыскания.
В противном случае, работник получает козыри, для оспаривания действий работодателя в суде
Подписание договора с работником дистанционно
После того, как все необходимые условия согласованны, договор заключается путем обмена электронными документами. После этого, договор в бумажном варианте подписывается работодателем и в течение трех рабочих дней высылается новому сотруднику по почте. Работник, в свою очередь, подписывает договор, оставляет себе экземпляр и высылает первый экземпляр по почте работодателю.
На свое усмотрение, работодатель может потребовать от кандидата копии документов (дипломы, сертификаты, военный билет). Указанные документы могут потребоваться как в бумажном, так и в электронном виде.
Оплата листа нетрудоспособности
В этом случае, придется воспользоваться почтой. Лист временной нетрудоспособности является бланком строгой отчетности и к оплате принимается только оригинал.
Увольнение работника на «удаленке».
Факт увольнения фиксируется обменом электронными документами и в день увольнения, работодатель высылает копию приказа об увольнении в адрес работника. Напоминаем, что вся электронная переписка подписывается УКЭП. В противном случае, суд не примет к рассмотрению доводы работодателя и примет сторону работника.
Сложность в этом случае только одна – трудовая книжка.
Учитывая тот факт, что подавляющая масса трудового народа в России выбрала ведение бумажного варианта трудовой книжки, работодатели приходится действовать очень осторожно.
Несвоевременное получение работником заполненной трудовой книжки, чревато исками, восстановлением сотрудника на работе и произведением выплат за время вынужденного простоя.
Главное, что мы хотим отметить – обязанность и головная боль заполнения трудовой книжки полностью ложится на работодателя. Поэтому, в день увольнения, заполненная трудовая книжка обязана быть выслана ценным письмом в адрес работника с уведомлением и описью вложения. Только так, можно будет в суде доказать свою правоту.
Локально нормативные акты по дистанционной работе
Для приведения всех разрозненных деталей, касающихся дистанционной работы, мы настоятельно рекомендуем разработать «Положение о дистанционной работе». Перечень вопросов, включаемых в положение, прописан в статьях 312.1 – 312.9 ТК РФ.
Важно понимать, что особым образом фиксируются вопросы описанные в статье 312.9 ТК РФ
«Порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях»
В том числе:
Данный документ не является обязательным, но как показывает практика польза от «Положения …» огромная.
У работодателя появляется отличная возможность полностью урегулировать все вопросы связанные с удаленной работой. Кроме того, в положении прописывается такой сложный вопрос, как перевод сотрудников на дистанционную работу. Согласно действующего законодательства РФ, перевод сотрудников в формат «удаленки» возможен по взаимному согласию, за исключением экстренных случаев (катастроф, аварий на производстве и эпидемии). Как показали события 2020 года, федеральные и местные власти вводили в регионах режим ЧС с требованием перевода персонала на дистанционную работу.
Для тех организаций, который озаботились разработкой «Положение о дистанционной работе» перевод сотрудников не составил труда, а для тех, кто оказался загруженным текущими задачами и не продумал данный вопрос, пришлось включать режим аврала и срочно готовить переход на «удаленку».