Главная / Путеводитель кадровика / Плюсы и минусы перехода на электронные трудовые книжки

Плюсы и минусы перехода на электронные трудовые книжки

09 октября 2021

С начала 2020 года, в России официально введены в действие электронные трудовые книжки (ЭТК). Всеобщая цифровизация добралась, наконец, до кадрового учета и судя по всему, данный процесс не остановить. Впрочем, до окончательного перехода кадрового учета на электронные рельсы еще далеко.

Окончательный переход на ведение трудовой книжки в электронном варианте планируется осуществить к 01.01.2027 году.

На переходный период, работникам предоставлено право, выбирать в каком варианте вести самый важный для любого трудящегося документ.

 

В статье Как правильно вести трудовую книжку мы подробно рассматривали особенности ведения и оформления трудовых книжек в организации.

 Бланки документов для полноценного ведение кадрового учета можно скачать по этой ссылке.

 Актуальные бланки трудовых книжек и вкладышей, можно заказать по этой ссылке.

 В настоящей статье, предлагаем сравнить преимущества и недостатки ведения трудовых книжек в электронном варианте.

 Плюсы ведения электронной трудовой книжки

 ·        Оперативный онлайн - доступ к информации о трудовой деятельности работника. Это удобно для работодателей, Пенсионного фонда. В ряде случаев, это удобно и работнику, например, при получении кредита. Доступ производится через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, или через портал Госуслуг;

·        Не секрет, что в ряде случаев, назначение пенсии превращается в настоящую пытку для новоиспеченного пенсионера. Малейшая ошибка в трудовой книжке и придирчивые сотрудники Пенсионного фонда отправляют соискателя собирать подтверждающие справки. Особенно данный вопрос касается тех, кому довелось начинать свою трудовую деятельность в бурные «девяностые» годы прошлого столетия. Трудности и неразбериха перевода страны на капиталистические рельсы сопровождалось вопиющим бардаком в кадровой работе;

·        Работник избавляется от необходимости носить с собой бумажный вариант трудовой книжки, в том числе при приеме на работу и увольнении;

·        Организация-работодатель получает оперативный доступ к трудовым данным работника в любой момент времени. Самый очевидный пример: есть возможность легко сравнить данные представленного резюме с фактическими данными;

·        Для кадрового органа упрощается ведение учета;

·        По сути, записи в бумажном варианте трудовой книжке дублируют данные, которые уже есть в Пенсионном фонде;

·        Работнику при обращении в государственное учреждение, не нужно делать ксерокопию своей трудовой книжки;

·        Электронную бумажную книжку невозможно залить кофеем;

·        Нет необходимости пересылать почтой трудовую книжку, в том случае, если сотрудник работает в отдаленном филиале;

·        Электронная трудовая книжка удобна работникам, осуществляющим свои трудовые функции в удаленном формате;

·        Предполагается, что при окончательной отладке системы, режим работы с данными сотрудников будет осуществляться в режиме реального времени.

  Минусы ведения электронной трудовой книжки

 ·        Самый неудобный вариант для работодателя, это отсутствие возможности получить доступ к данным о трудовой деятельности потенциального кандидата. Согласно закона, доступ к персональным данным работника имеет только текущий работодатель. При собеседовании, невозможно посмотреть данные, которые раньше фиксировались в трудовой книжке. Получается, что имея на руках только данные резюме, работодатель должен поверить кандидату на честное слово. Правда о нелицеприятных моментах трудовой биографии, может вскрыться значительно позже, но уволить работника за это не получится;

·        Сделать выписку из электронной трудовой книжки не составляет труда, сложность возникает при заверении документа. В любом случае, выписку из ЭТК требует заверения электронной и подлинной подписью;

·        Не всем гражданам нашей страны нравится очередной шаг к потере приватности;

·        Не забываем, что сведения о трудовом стаже работников вносятся только с 2020 года. Получается, тот, кто только поступил на работу, достигнет пенсионного возраста очень не скоро. Все прочие категории граждан, имеющие маломальский трудовой стаж, обязаны будут представить бумажный вариант трудовой книжки, для подтверждения стажа до 2020 года;

·        Как показала практика, государственные структуры очень любят менять программы и оборудование. Это нормальная практика, но к сожалению, такие перемены, всегда сопровождаются сбоями при отладке;

·        Доверяя вносить данные в ЭТК, работник не может сразу повлиять на данный процесс. Не все будут проверять, какие записи сделал работодатель. Человек может поменять несколько мест работы и заметить ошибку гораздо позже. Исправить ошибку в этом случае, будет крайне затруднительно, особенно, если предыдущие работодатели прекратили свою деятельность. Предстоит долгая переписка с архивом и поиск виноватых;

·        Любая электронная система не застрахована от сбоев. Данные человека, жизненно необходимые для начисления пенсии могут потеряться в один момент. Не исключено, что доказывать свой трудовой стаж придется в суде;

·        Не стоит забывать и о возможных утечках информации. Ежегодно, в мире, в открытый доступ утекает до 10 миллиардов личных данных. К сожалению, торговля информацией и хакерские атаки, остаются нерешенной проблемой;

·        Не смотря на рост компьютерной грамотности, остаются люди, которые слабо ориентируются в компьютерном мире. Особенно это касается людей старшего поколения;

·        Не исключен несанкционированный доступ к данным работника. Теоретически, доступ к электронной трудовой книжке может иметь только действующий работодатель, но в любой системе возможен временный сбой и доступ к персональным данным может получить предыдущий, или потенциальный работодатель;

·        С одной стороны, упрощается процесс внесение корректировок в данные электронной книжки, но при этом, возникает опасность ошибки. Человеческий фактор никто не отменял;

·        Учитывая опыт внедрения в школах электронных дневников, можно сказать, что впереди у Пенсионного фонда ожидается много трудностей по отладке системы. Например, страна у нас большая и работающих граждан достаточно много. По данным Росстата, постоянно работают 73 миллиона граждан. Принимая в расчет 20 записей на каждого работника, получается, без малого полтора миллиарда записей. При обработке такого объема данных вероятной сбоя и ошибок возрастает в разы. Сразу возникает вопрос контроля за достоверность вносимых данных, до сих пор не понятно, кто регулирует данный процесс. Обидно будет спустя лет этак 25 узнать, что данные в Пенсионный фонд внесены ошибочно;

·        Россия огромная страна. К сожалению, не во всех уголках нашей необъятной родины есть устойчивый доступ к интернету;

·        Каналы передачи данных требуют особой защиты, что не всегда получается обеспечить;

·        В ЭТК нет данных о награждениях и поощрениях;

·        Для тех, кто начал работу раньше 1997 года, однозначно подойдет только бумажный вариант. Дело в том, что Пенсионный фонд приступил к ведению персонифицированного учета только в 1997 году. Все данные до этого периода, потребуют реального подтверждения;

·        Уже сейчас, есть сложные прецеденты, которые не решены. Например, не так давно, в Пенсионный фонд представили фиктивные сведения от неустановленного хакера, который отправил информацию прикрываясь данными реально существующей организации. Исправить ошибочную запись не получается. Пенсионный фонд отсылает работника в организацию, а те в свою очередь, отсылают в Пенсионный фонд, т.к. они не подавали ошибочные данные. Как решить вопрос, не понятно;

 В любом случае, даже если вся организация переведена на ведение учета ЭТК, сохраняется вариант, что вновь прибывший работник предъявит бумажный вариант трудовой книжки.

 Соответственно, каждая организация должна быть готова вести учет бумажного варианта трудовой книжки.

 В качестве преимущества ЭТК, указывается тот факт, что организация будет меньше тратить денег по покупку необходимого запаса бланков трудовых книжек и освободится место для хранения.

По нашему мнению, данное утверждение спорное. Коробка с трудовыми книжками не занимает много места, а запас бланков придется иметь в любом случае. Никто не освобождал работодателя от обязанности выдать по первому требованию работника дубликат трудовой книжки.

 То же касается и ведение книг учета. Допустим, в вашей организации, все работники переведены на ЭТК. Внезапно, на работу принимают человека, который требует вести бумажную трудовую книжку. В этом случае, кадровый орган обязан завести все книги для ведения соответствующего учета.

Про экономию бумаги, не нужно говорить. Печать приказов руководителя и ведение личной карточки форма № Т-2 никто не отменял.

 Подводить итоги и однозначно определить преимущества и недостатки перехода на электронные трудовые книжки рано.

Актуально это будет только после переноса всех данных на сервера Пенсионного фонда.

 Подробности в статье Как правильно вести трудовую книжку