Как правильно подшивать документы
Руководящие документы:
· ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»;
· Приказ Министерства культуры РФ № 526 от 31.03.2015 г.
Для тех организаций, которые добросовестно подходят к вопросу оформления и хранения документов мы разработали подробную инструкцию, как правильно готовить и подшивать дела для архива.
Особенно, данный вопрос важен для дел постоянного хранения. Как мы знаем, все документы имеют свой срок хранения и требования приказов и положений по данному вопросу возникли не на пустом месте. Например, хранение документации по начислению и выплате заработной платы жизненно необходимо для начисления пенсии.
Обращаем ваше внимание на термин «документы постоянного хранения». В нашем случае, слово «постоянного», понимается в буквальном смысле. Документы, попадающие в данную категорию, хранятся в организации бессрочно, вплоть до ликвидации юридического лица.
Дальнейшее решение о целесообразности хранения данной категории документов, принимает экспертная комиссия организации.
Назначенные приказом руководителя специалисты, определяют ценность имеющихся документов, надлежащим образом оформляют дела и организуют хранение соответствующим образом.
Обращаем ваше внимание, что решение о передаче дел в государственный архив, или уничтожении, комиссия принимает только после подписания акта.
В том случае, если у ликвидируемой организации есть преемник, все дела с постоянным сроком хранения передаются организации-приемнику.
Формирование дел, как система
Для экономии сил и средств организации, подготовка дел к формированию начинается заранее. Должностные лица организации, как правило, осуществляют первоначальное хранение документов в скоросшивателях, паках-регистраторах, уголках и лотках для бумаг.
Именно на этом этапе, происходит первоначальное разделение документов по смыслу и срокам хранения. Например, все приказы и документы по сотрудникам следует хранить отдельно. Вопросы начисления заработной платы, пенсий и пособий жестко регулируются государством и влекут за собой начисление штрафов.
Кроме того, рано или поздно, придется наводить порядок в делах. Руководителю придется, отвлекать работников организации от основной работы, расшивать уже сформированные дела, перебирать документы и подшивать по-новому. Этот процесс крайне трудоемкий и никому не нужный.
Гораздо проще, на начальном этапе систематизировать поступление документов, формирование дел. Как правило, документы в деле располагаются в хронологическом порядке с группировкой по документам текущего календарного года.
Например:
Приказ генерального директора ООО «Имидж» от 10.01.2021 года № 1
Приказ генерального директора ООО «Имидж» от 20.02.2021 года № 14
Приказ генерального директора ООО «Имидж» от 30.03.2021 года № 30
Приказ генерального директора ООО «Имидж» от 29.04.2021 года № 44
Приказ генерального директора ООО «Имидж» от 24.05.2021 года № 58
В ряде случаев, документы удобнее формировать по алфавиту.
Например:
Проект «Альбатрос»
Проект «Бонсай»
Проект «Гвоздика»
При формировании дел со сложными проектами, применяется комплексный метод (комбинация алфавитного порядка с хронологией).
Например:
Проект «Альбатрос»
Приказ генерального директора ООО «Имидж» от 10.01.2021 года № 1
Входящее письмо директора ООО «Модуль» от 11.01.2021 года № 14
Протокол заседания комиссии от 01.02..2021 г. № 44/а
Проект «Бонсай»
Приказ генерального директора ООО «Имидж» от 20.02.2021 года № 14
Входящее письмо директора ООО «Ирбис» от 30.03.2021 года № 27
Маркетинговый план от 04.04.20021 г. № 34/м
В результате, в организации формируются блоки собранных документов, готовые к оформлению.
Экспертиза ценности документов.
При формировании дел по сотрудникам, начислении заработной платы, отбору документов постоянного хранения, в обязательном порядке проводится экспертиза ценности документов.
На следующем этапе, необходимо провести ряд мероприятий, которые значительно облегчают процесс формирования конкретного дела.
Подготовка документов к формированию дела
· Убираем лишнюю бумагу. Как правило, в процессе работы, в скоросшиватели попадает много лишнего. Черновики, копии, рукописные записки, памятки, дублирующие документы, документы не несущие смысловой нагрузки и прочее.
· Удаляем скрепки и скобы. Для формирования аккуратного дела, нужно тщательно убрать все металлические предметы. В противном случае, при прошивке дела, листы сформируются криво и косо.
· Распределяем документы на тома. Лучше всего, разложить документы по томам не превышающим 300 листов, а лучше – 250. В этом случае, сформированные дела легко хранить, да и поиск документов легче осуществлять. Кроме того, согласно требованиям приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526, количество листов в одном деле не должно превышать 250 листов.
· Нумеруем листы дела. В каждом томе должна присутствовать уникальная нумерация листов. Номера прописываются карандашом на лицевой стороне в верхнем правом углу арабскими цифрами.
Старую нумерацию стираем. Случаются ошибки, когда номера машинально повторились. Нумеровать повторно не нужно, в этом случае, допускается литерная нумерация. Например: 1, 2, 3, 4, 4а, 5, 6 …
o В том случае, если ошибок допущено свыше пяти, том нумеруется заново.
o Фотографии, карты, схемы нумеруются на обратной стороне листа сверху – слева.
o Письма нумеруются вместе с конвертом, которому присваивается отдельный номер страницы.
o Любой документ дела, имеющий собственную нумерацию, нумеруется дополнительно, начиная с обложки.
o На обороте листа с намертво приклеенными документами делается опись приклеенных листов.
· Неформатные листы, например, А3, складываем гармошкой, до формата А4.
После того, как все листы в деле пронумерованы, нам необходимо составить внутреннюю опись дела и лист заверитель.
Составляем внутреннюю опись для каждого тома.
Внутренняя опись представляет собой оглавление конкретного дела.
Пример внутренней описи:
Пример внутренней описи можно скачать по следующей ссылке
Следующий этап – составление листа-заверителя.
В Листе-заверителе, который подшивается в окончании каждого тома, в обязательном порядке прописываются вся важная информация.
Например:
· Литерные номера.
· Номера, пропущенные в процессе нумерации
· Брошюры, каталоги, чертежи большого формата, находящихся в деле
· Неформатные листы (формат А3 и т.д.)
· Листы с повреждениями.
Пример листа-заверителя:
Напоминаю, что опись не нумеруется (в некоторых организациях, опись имеет собственную нумерацию).
В листе-заверителе, делается запись «+ Листы внутренней описи», что означает количество листов внутренней описи.
Следующий этап, потребует определенной сноровки.
Подшивка сформированного дела
Главным условием для грамотной подшивке дела, является качественные расходные материалы. Первым делом, следует приобрести качественные обложки для дела. В обычном канцелярском магазине обложки для дел вы скорее всего не найдете. Лучший вариант, это обратиться к производителю, который специализируется на изготовлении папок для архива.
Во-первых, в организации в год формируются десятки дел. Только бухгалтерия может выдать 12 штук (один том на один месяц). Покупая оптом напрямую у производителя, вы минуете посредников, значительно экономя бюджет на архивные расходы.
Во-вторых, специализированные производства в своей деятельности, ориентируются на ГОСТЫ и стандарты принятые в Российской Федерации. Нет смысла, перешивать дела, в случае передачи последних в государственные архивы.
В-третьих, на производстве, вы можете приобрести всю линейку необходимой вам продукции для подшивки дел и избавить себя от беготни по канцелярским магазинам.
В-четвертых, вам не нужно придумывать обложку. Титульный лист уже содержит все необходимые реквизиты, которые нужно просто заполнить.
В-пятых, красиво оформленный архив это просто красиво.
Подшитое в такую обложку дело обеспечит надежное хранение документов. Фактически, сформированный том представляет собой книгу формата А4 с которой удобно работать.
Устройства для прокола документов.
Лучше всего для прокола одинаковых отверстий в делах, подойдет специальный дырокол на четыре прокола. Подобное приспособление поставляется со специальным лотком, фиксирующим листы.
Бюджетный вариант, это обычный дырокол на два прокола. В этом случае, главное помнить, что стандартное расстоянием между отверстиями составляет 8 см.
Совсем бюджетный вариант, это обычное толстое шило.
В некоторых организациях используют специальный сверлильный станок для прошивки дел. Вещь, безусловно, модная, но по нашему опыту, отверстия дырокола на четыре прокола смотрятся аккуратнее.
Помимо этого, вам потребуется так называемая «цыганская игла» и прочная прошивочная нить (лучше всего использовать «банковский шпагат», или лавсановую ленту).
К цвету ниток особых требований нет но, как правило, цвет применяется белый, или бежевый.
Подшивка дела
Перед прошивкой, еще раз проверяем правильность расположения листов дела, (не забываем, что шов всегда располагается слева):
· Чистый лист бумаги;
· Внутренняя опись дела;
· Документы;
· Лист-заверитель.
Подшивка всего пакета производится к специальному внутреннему гребешку. Как правило, в стандартной папке, купленной в специализированном магазине, или у производителя, во внутренних гребешках имеются четыре готовых отверстия на стандартном расстоянии.
Заверяющая подпись.
После прошивки дела, кончики ниток приклеиваются к последнему листу дела специальной биркой с заверяющей подписью
Пример заполненной бирки с заверяющей подписью
стандартный наборный штамп
пример заполненной бирки
Данная бирка несет функцию пломбы, которая надежно «опечатывает» сформированное и подшитое дело. После установки бирки с заверяющей подписью, из дела запрещено удалять и добавлять листы.
Размер наклейки должен позволять полностью перекрывать узел, а печать организации в обязательном порядке, выходит за пределы «пломбы». Для того, чтобы узел был виден, материал на котором печатается бирка – папирусная бумага.
Обычная практика в крупных организациях, когда данную бирку печатают на принтере, разрезают на одинаковые прямоугольники и выдают ответственным лицам за подшивку документов.
Пример бирки с заверяющей подписью
Схема направления прошивки дела (варианты)
Подбор длины нити для прошивки, каждый выбирает для себя самостоятельно. Обычно, для прошивки тома из 250 листов используется нить длинной до 1 метра.
После того, как концы нити выведены к задней обложке, требуется зафиксировать нить простым узлом. Не нужно завязывать узел слишком сильно. Достаточно часто, документы требуются для работы. Порой нужно сделать ксерокопию, крепко сшитое дело не позволит ровно распрямить документ. Поэтому, легко завязанный узел расслабляют, распрямляют документ, делают ксерокопию и формируют дело снова.
Естественно, бирка за заверяющей подписью, приклеивается новая.
Организации с большим документооборотом и собственным архивным подразделением, могут позволить себе купить брошюровочно-переплетный станок. Замечательное приспособление. Некоторые модели могут сделать отверстие в 800 листах, одновременно продвигая в отверстие нить.
Верхняя строчка «Наименование государственного (муниципального) архива остается незаполненной. Данный реквизит заполняют работники государственного архива самостоятельно.
Обязательно заполняем:
· Полное наименование организации (структурное подразделение);
· Индекс тома дела принятый в организации; Допускается добавление уточняющей информации (например, когда структурное подразделение состоит из множества мелких отделов);
· Дата начала дела, дата окончания дела. Как правило, дата начала – первый документ, дата окончания – дата последнего документа подшитого в дело. Дата записывается в формате «день – месяц – год», при этом, месяц пишется прописью;
· Количество листов (должно совпадать с количеством листов указанных в листе-заверителе).
В нижнем левом углу, приклеивается бирка, где указывается Архивный шрифт дела:
· Номер фонда (номер фонда присваивается только при передаче дела в государственный архив);
· Номер описи;
· Номер сформированного дела.
На корешке дела клеится бирка, где дублируется вся информация с обложки.
Не забываем, что главная цель прошивки документов – обеспечить сохранность исполненной документации организации. После того, как дело оформлено надлежащим образом и надежно прошито нитками, сделать подлог документа становится практически невозможно.
Что делать, если ответственное лицо забыл подшить некоторые документы?
Такая ситуация может сложиться не только при невнимательности работника. Достаточно часто, документы отсутствуют по объективным причинам. Самый банальный пример – документы от поставщика поступили только через год.
В данном случае, выхода всего два:
· Переформировать готовое дело.
· Подшить документы в другой том, с указанием местонахождения первоначального пакета документов.
Важный момент:
В том случае, если обложка заполняется от руки, нужно знать, что реквизиты обложки заполняются черной шариковой ручкой. Запрещено использовать ручки других цветов, гелиевые ручки и фломастеры.
Дополнительные приспособления.
Сформированное указанным способом дело, можно смело отправлять в архив, но в арсенале опытных делопроизводителей и архивариусов имеются дополнительные приспособления.
Архивный короб прекрасно подойдет организациям с небольшим документооборотом, и у которых незначительно количество дел постоянного хранения.
Подшитые дела в простую мягкую обложку прекрасно сохраняться весь положенный срок хранения.
В архивных коробах можно хранить сразу несколько дел в твердом переплете.