Особенности ведения архива в организации

Не смотря на то, что мы живем в цифровую эпоху, актуальность бумажных документов не спешит сдавать свои позиции. Тем более, что огромный массив документации имеет силу только в своем бумажном выражении.

Рано или поздно, в каждой средней, или крупной организации накапливается критический объем исполненных документов, которые занимают много места в помещении, но не используются в повседневной работе. Дальнейшая судьба всей документации жестко регулируется российским законодательством. Часть документов подлежит уничтожению, часть хранению в архиве организации, часть передается в государственный архив.

Целью данной статьи является упорядочение всей имеющейся информации и представление понятного алгоритма по правильному ведению и формированию архива организации.

Не забывайте, что нарушения в области архивного дела, в Российской Федерации караются полновесными штрафами.

Согласно статьи 13.20 КоАП РФ, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере до 3 000 рублей, на должностных лиц до 5 000 рублей, на юридических лиц, до 10 000 рублей.

В России, руководящих документов, регламентирующих архивное дело достаточно много, и разобраться в хитросплетениях законодательных актов бывает непросто.

Основные руководящие документы, регулирующие архивное дело РФ:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ»
• Письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А (Письмо, которое заменило «вечный» приказ госархива СССР № 263 от 05.09.1985 г.)
• Решение Коллегии Росархива 06 февраля 2002 года, который определяет порядок ведения архива.
• Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 г. Утвердил перечень сроков хранения документов.
• Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 год.
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 год.

Предлагаем разобраться, как на практике происходит работа с архивом в организации.

По сути, работу с архивом требуется настроить только один раз, назначить ответственных лиц и в дальнейшем, отлаженная система будет работать сама.

Важные организационные моменты.

Архив документов формируется на основании приказа руководителя организации, который утверждает Положение о архиве, с назначением ответственного работника.

За те организации, в штате которых предусмотрена должность начальника архива, тихо порадуемся. К сожалению, в современных реалиях, руководитель, не всегда имеет возможность выделить штатную единицу на архивное направление и назначает на эту почетную должность начальника отдела кадров, или наименее загруженного работника.

Главное, о чем нельзя забывать, разрабатывая «Положении об архиве», это в обязательном порядке отразить все значимые для организации вопросы, в том числе:

• Задачи архива
• Функции архива
• Основные термины и понятия
• Права архива
• Порядок и график работы
• Ответственные лица
• Персональная ответственность должностных лиц
• Условия хранения документов в архиве

Следующим шагом, является выбор подходящего места для хранения документов архива. Как правило, архив организации располагается в основном административном здании.

Рассчитать площадь для помещения архива достаточно просто. В среднем, кадровые и бухгалтерские документы хранятся 5 лет. При этом ряд дел, книг и журналов, согласно законодательству хранятся от одного года до 75 лет, а некоторые дела хранятся постоянно, вплоть до ликвидации организации с последующей передачей в государственный архив.

Например:

• Штатные расписания хранятся постоянно;
• Журнал учета проверок юридических лиц хранится 10 лет;
• Документы о соблюдении дисциплины труда хранятся 3 года;
• Все документы, касающиеся оплаты труда хранятся 75 лет.

И т.д.

Работник, ответственный за ведение архива, анализирует фактическое количество дел сформированных в организации. Остается произвести подсчет количества папок и место, которое они занимают на стеллажах. После этого, общий объем применяют к выбранному помещению.

Оборудование помещения архива.

После того, как помещение архива готово к работе, организация приобретает все необходимое оборудование и расходные материалы. Для работника архива выделяется удобное рабочее место, которое комплектуется расходными материалами.

Крайне нежелательно продолжать хранить документы в папках-регистраторах (сегрегаторах) и папках на зажимах. В течение года, подобное можно допустить, но в конце года, все документы следует подшить в специальные архивные папки и поместить в архивные короба.

Важный момент.

Приобретать архивные папки и архивные короба лучше всего в специализированных организациях. Дело в том, что дела, находящиеся на временном хранении в организации, достаточно часто передаются в государственные архивы, которые предъявляют жесткие требования к сформированным делам. Нельзя тратить драгоценное время и делать двойную работу по расформированию и перешивке дел.

Кроме того, все папки и короба обязательно должны соответствовать ГОСТУ.

Не забываем и про здравый смысл. На территории архива запрещается присутствие посторонних лиц, разведение огня, использование нештатных нагревательных приборов.

Не помешает обеспечить в помещении архива качественную вентиляцию и исключить попадание солнечных лучей на стеллажи с делами. Кром того, в помещении архива устанавливается весь комплекс охранной и противопожарной сигнализации.

После того, как помещение готово, следует тщательно продумать алгоритм действий для всех структурных подразделений организации.

Для правильного формирования архива, достаточно придерживаться простых правил, который сэкономят вам массу нервов и сил.

График передачи дел в архив.

Правильное построение графика передачи документов в архив, один из надежных способов избежать аврала.

Каждая организация имеет свои особенности, и строить график следует, учитывая множество факторов.

Например, сезонность работы. Не нужно требовать у работников туристической отрасли передавать архив летом и осенью. Кроме того, есть моменты, единые для всех организаций. Самый очевидный пример – бухгалтерия, до конца апреля сдает годовую отчетность и главному бухгалтеру, совершенно точно не будет дела до сдачи архива.

Учитывая все особенности, должностное лицо, ответственное за ведение архива, представляет на утверждение генеральному директору график передачи дел в архив.

Как правило, для каждого структурного подразделения в графике отводится несколько дней. Не забываем, что работники заняты своими прямыми обязанностями и у них должен быть достаточный запас времени.

Разработанный график, утверждается приказом руководителя организации и доводится под роспись до всех руководителей подразделений.

Общие правила для архива.

• Подготовка любых дел для передачи в архив, необходимо производить в соответствии с приятой в организации Номенклатурой дел, книг и журналов.
• Все дела формируются по смыслу. Самый очевидный пример – кадровые документы и бухгалтерские документы подшиваются отдельно.
• Следующий момент – это сроки хранения

Нет смысла подшивать в одно дело документы со сроком хранения в пять лет и приказы на увольнения, которые хранятся 75 лет.

• Естественно, все документы, входящие в состав дела подшиваются в хронологическом порядке.
• Не забываем о том, что документы в архиве компонуются по типу хранимой информации
• Необходимо сразу исключить перенос в архив дел, со сроком хранения менее года. Например, графики отпусков, могут спокойно пылиться в помещении кадров. В основном архиве, им делать нечего. (Уточнение – в настоящее время, готовится изменение в законодательстве по увеличению срока хранения графиков отпусков до 3-х лет).
• Очень важно, не допустить наличия любых пробелов в составе документов. При возможности утерянный документ восстанавливается, при безвозвратной утере, составляется соответствующий акт. Действия руководителя по розыску утерянных документов, мы обязательно рассмотрим в отдельной статье.
• Все должностные лица организации, принимающие участие в документообороте, обязаны придерживаться строгих правил при передаче дел в архив.

Организационные моменты при передаче документов в архив.

• Все документы, поступающие в архив, принимаются по описи, или реестру.

В том случае, если в архив поступает готовое дело, оформление последнего должно соответствовать правилам, принятым в организации. Как правило, в организации, в соответствии с номенклатурой.

Каждому делу присваивается условный уникальный номер, проставляется заголовок, указывается срок хранения и наименование дела.

• Должностные лица, нарушившие сроки передачи дел в архив несут персональную ответственность. При невозможности своевременно сдать дело в архив, должностное лицо, обязано письменно проинформировать руководителя организации.
• Лицо ответственное за ведение архива, проверяет представленные дела и осуществляет приемку, или возврат на доработку. Важно при этом, не допустить самодурства. Начальник архива, при желании, может докопаться до каждой запятой. Для исключения подобных случаев, в организации разрабатывается единый порядок оформления архивного дела.

Тонкости оформления дела для передачи в архив, способы сшивания, применения архивных коробов, будут досконально рассмотрены в отдельной статье.

Экспертиза ценности документов.

Для упорядочения дел перед передачей в архив организации, нужно провести экспертизу ценности документов. Несмотря на грозное название, проведение подобной экспертизы дело сравнительно простое.

Приказом руководителя назначается постоянно действующая комиссия по проведению экспертизы ценности документов.

Пример Приказа о назначении комиссии по проведению экспертизы ценности документов можно скачать по следующей ссылке.

В состав комиссии, желательно включать сотрудников, которые владеют знаниями о сроках хранения документов по своему направлению. Каждый бухгалтер, или работник кадров, по роду своей работы, обязан знать сроки хранения своих документов. В том случае, если работники запутались в сроках хранения, распечатайте им памятку.

После формирования состава комиссии, организация разрабатывается «Положение о проведении экспертизы ценности документов»

Как правило, Комиссия проводит заседание один раз в год. Назначенные эксперты, составляют акт, в котором прописывается перечень дел с указанием сроков хранения.

Комиссия, при проведении экспертизы, внимательным образом анализирует практическую ценность документа. Существует масса примеров, когда документ, с истекшим сроком хранения, нужен для постоянной работы, или будет являться доказательством для контролирующих органов.

В обязательном порядке, неприкосновенными должны остаться документы, которые имеют отношение к текущему судебному разбирательству, проверке, следствию.

Естественно, комиссия удаляет из дел ненужных хлам (черновики, лишние ксерокопии, дублирующие документы).

Определение сроков хранения.

Правильно определить срок хранения очень просто.

Например, бухгалтерские первичные оправдательные документы хранятся 5 лет.

Следовательно, заседание комиссии, проведенное в январе 2021 года, определит уничтожить дела до 2015 года включительно.

Не забываем, что дела, во всех случаях формируются в полных годах и соответствуют календарному году. При этом дело открывается 1 января и закрывается 31 декабря соответствующего года.

Получается, что в 2021 году, в архив сдаются дела 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 года.

На свое усмотрение, комиссия может продлить срок хранения документа, если посчитает, что практическая ценность конкретного дела важна для организации. В этом случае, секретарь комиссии делает запись в протоколе, указывая причину продления срока хранения документа.

Схема

1. Создается комиссия по проведению экспертизы ценности документов.
2. Разрабатывается Положение об экспертной комиссии
3. Отбираются документы с истекшим сроком хранения.
4. Комиссия проводит экспертизу ценности документов.
5. Документы всех структурных подразделений сводятся к единому документу.
6. Составляется акт о выделении документов к уничтожению.
7. Акт утверждает руководитель организации.
8. Комиссия уничтожает документы с истекшим сроком хранения установленным в организации порядком.

Дела, которые не подлежат передаче в архив организации, или государственный архив хранятся положенный срок, по истечении которого уничтожаются установленным порядком.

Хранение дел без создания архива

Организации с малым документооборотом не всегда имеют возможность выделить штатную единицу и отдельное помещение под архив. В этом случае, руководитель, волевым решением определяет жертву работника, ответственного за ведение архива. Как правило, это секретарь, или кадровый работник. Бухгалтерия, в большинстве случаев, имеет достаточно квалификации и знаний, для организации хранения бухгалтерских документов.

Прочие работники, могут самостоятельно изучать перечисленные выше руководящие документы, или прочитать данную статью.

В каких случаях привлекаются сторонние специалисты

Как правило, даже при значительном объеме документооборота, организация может самостоятельно организовать и вести архив. Тем не менее, привлекать сторонних специалистов для формирования архива бывает жизненно необходимо.

Самый очевидный случай, это передача дел в государственный архив. Для неподготовленного человека, попытка сдать, на первый взгляд, идеально сформированное дело, может показаться непосильной задачей. У работников государственного архива, существуют жесткие правила к оформлению дел, которые не все организации могут обеспечить.

Другой случай, это большой поток документов и сохранение баланса между бесперебойной работой организации, отвлечением работников от производственного процесса и нецелесообразности выделения достаточно числа работников для ведения архива.

Лучше всего с поставленными задачами справятся работники государственных архивов. На официальных сайтах каждого регионального архива, в разделе «платные услуги» можно легко найти соответствующие прейскуранты.