Личная карточка форма Т-2
С 1 сентября 2021 года, в связи с выходом в свет приказа Министерства труда РФ № 320н от 19.05.2021 года, работодателей освободил от обязательного ведения личной карточки форма Т-2. На первый взгляд, многочисленная армия кадровых работников может вздохнуть с облегчением, но по нашему мнению, отказ от ведения формы Т-2 скорее навредит, чем облегчит жизнь кадровиков.
Тем более, что в российском законодательстве, существует ряд законов, которые вступают в противоречие с позицией Минтруда. Предлагаем разобраться в данном вопросе и принять для себя решение отказаться от ведения личной карточки, или сохранить в своей организации, это важный документ.
Начнем с того, что как справедливо заметил в свое время Лев Николаевич Толстой «Чисто писано в бумаге, да забыли про овраги, как по ним ходить.»
Личная карточка, это подробная и упорядоченная информация о каждом работнике организации. Порядок в кадрах дорогого стоит и навсегда избавляет от лихорадочного поиска нужной информации. Как вы убедитесь позже, структура формы Т-2 продумана до мелочей и представляет собой своеобразно досье на конкретного человека. Кроме того, в личной карточке отражается важная информация по целому спектру вопросов. Например, всеобщая воинская обязанность до сих пор не отменена и только в личной карточке, этот вопрос прописан коротко, но понятно.
Другой вопрос – уважение к своему персоналу. Как это не странно звучит, но работа кадрового органа, в первую очередь направлена на защиту интересов трудового коллектива. Личная карточка, по-прежнему является железобетонным доказательством, подтверждающим трудовой стаж работника, что немаловажно при непрекращающихся спорах с Пенсионным фондом.
Не смотря на то, что ведение личной карточки перестало быть обязаловкой, ведение архивного дела никто не отменял. Все имеющиеся в наличии карточки являются архивными документами по личному составу и подлежат хранению (пункт 3, статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ). Данное требование касается всех личных карточек оформленных до 01.09.2021 года.
Важный момент:
В том случае, если работник потребует выдать ему копию личной карточки, работодатель не вправе ему отказать. Соответствующее разъяснение дал Минтруд РФ:
Предлагаем, подробно остановиться на вопросах заполнения, ведения личной карточки и наглядно оценить преимущества ведения формы Т-2.
Что такое форма Т-2 и для чего она ведется в организации
Личная карточка ведется персонально на каждого сотрудника организации, а сам бланк введен в действие Постановлением Государственного комитета РФ по статистике (ныне Росстат) № 1 от 5 января 2004 года.
В карточку, заносятся все ключевые данные на работника:
· ФИО;
· Дата и место рождения;
· Гражданство;
· Образование;
· Знание иностранных языков;
· Адреса согласно регистрации и фактические;
· Состав семьи;
И многое другое. Все разделы мы разберем самым подробным образом, но для начала, остановимся на общих правилах.
Отмена обязательного ведения личной карточки, автоматически подразумевает отмену правил заполнения. Тем не менее, на наш взгляд, кадровому работнику следует строго придерживаться сложившейся практики ведения формы Т-2. и на это есть веская причина.
Любая проверка смотрит на общую культуру ведения делопроизводства. Исчерканная, карточка показывает неаккуратность и оставляет гнетущее впечатление на проверяющих лиц. Поэтому, предлагаем следовать следующим правилам:
· Карточка заполняется вручную, шариковой ручкой;
· Все записи должны легко читаться;
· Ошибки исправляются по аналогии с исправлениями в трудовой книжке. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, а сверху делается правильная запись. Рядом производится запись «исправленному верить» и ставится подпись кадрового работника.
При необходимости, в личной карточке добавляются дополнительные разделы.
Заполнение личной карточки
При приеме на работу, согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ работодатель вправе потребовать от работника представить определенный перечень документов:
· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· трудовую книжку, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые. В случае перехода работником на ведение электронной трудовой книжки, новый сотрудник предъявляет СТД-Р, полученную по прежнему месту работы, или СТД-ПФР, полученную в ПФ РФ ;
· документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
· документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
· документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
· справку о наличии (отсутствии) судимости;
· справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ,
Перечисленных документов достаточно для заполнения личной карточки, но по необходимости, работодатель может расширить перечень документов (за исключение документов, которые работодатель не вправе требовать от работника)
Важный момент
В связи с переходом на ведение электронной трудовой книжки, бумажный вариант работник имеет право предоставить сведения о своей трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ)
Данный вопрос нами рассматривался в статье
Как правильно вести трудовую книжку
Возможен и другой вариант. Работник может заявить, что трудовая книжка утеряна. В этом случае, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.
Для этого, в организации, нужно иметь необходимый запас чистых бланков трудовых книжек.
Приступаем к заполнению личной карточки
Шапка личной карточки
Тщательно заполняем шапку документа:
· Полное наименование организации;
· Дата заполнения Т-2;
· Табельный номер, присвоенный работнику (как правило, табельный номер проставляется по данным бухгалтерии);
· ИНН;
· СНИЛС;
· Реквизит «алфавит» заполняется по заглавной букве фамилии работника. Например – «Б» (Борисов)
· Характер работы пишется полностью, без сокращений «постоянный», или «временный»;
· Вид работы также заполняется полностью «основная», или «совместительство»;
· Пол сотрудника заполняется сокращенно «М», или «Ж»;
Раздел I. Общие сведения
Номер и дата трудового договора;
Пункт.1
Фамилия, имя, отчество, без сокращений (опытные кадровики оставляют пустое место, на всякий случай, особенно, если дело касается женского персонала). Отметим, что внесение изменений в части смены фамилии, производится на основании приказа руководителя;
Пункт.2
Дата рождения;
Пункт.3
Место рождения
Пункт.4
Гражданство
Коды ОКИН
В случае, если сотрудник имеет двойное гражданство, первым записывается гражданство РФ, а в скобках, гражданство другого государства.
Пункт.5
Владение иностранными языками;
При кодировании записи, обязательно проставляется код для иностранного языка и код степени владения иностранным языком.
Коды ОКИН
Представленная кодировка проставляется со слов работника.
Пункт.6
Образование.
В разделе образование, нужно проставить код по ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию).
Например:
Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) соответствует коду
5.38.02.01
По конкретному коду ОКСО, руководитель предприятия легко может определить соответствует ли образование работника профстандарту по соответствующей должности.
Пункт 6 раздела I в части кода ОКИН остается пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.
В случае, если на работу принимается студен продолжающий обучение, в карточке производится запись о неоконченном образовании, на основании справки учебного заведения.
Вопросы кодировки могут вызвать определенные затруднения, поэтому, представляем вам основные ссылки:
Код ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления).
В данный список кодов ОКАТО, периодически вносятся изменения, поэтому, перед заполнением, нужно обязательно проверять код на официальном сайте Минфина России.
Все коды ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении).
Коды ОКИН для заполнения пунктов 4, 5, 6
Пункт.7
Профессия
Заполняем наименование профессии согласно штата и не забываем проставить очередной код ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов)
например
Генеральный директор предприятия
20560
Полный список кодов ОКПДТР по состоянию на 1 января 2021 года можно посмотреть по ссылке.
При наличии нескольких профессий, работодатель фиксирует в карточке наиболее предпочтительную для себя профессию.
Стаж работы
Заполняется весь стаж, который указан в трудовой книжке (иной документ сведения о своей трудовой деятельности, статья 66.1 ТК РФ)
Важный момент:
В этот раздел записывается весь стаж, дающий право работнику на пенсию по старости.
Хронология записи крайне важна по той причине, что можно легко проследить непрерывный стаж и стаж для начисления надбавки за выслугу лет, который применяется в бюджетных учреждениях.
Раздел I. п. 8, 9, 10
Состояние в браке
Состав семьи
Данный раздел важен при назначении пособий.
Как правило, данный раздел заполняется подробно для состоящих в браке.
В том случае, если работник не состоит в браке, записываются родители и другие родственники – по желанию работника.
Данные заносятся на основании ксерокопий паспортов и свидетельств о рождении детей.
Раздел I. п. 11, 12
Паспорт
Записываем паспортные данные. При замене паспорта, старые данные зачеркивается одной чертой, и вписываются реквизиты нового паспорта.
Адрес по регистрации и фактический адрес
Адрес проживания не всегда совпадает с фактическим местом проживания.
Фактический адрес записывается со слов работника (или по номеру договора на поднаем жилья).
Это нужно, по разным причинам (нужно послать за работником такси). Нужно оповещать при отсутствии связи (практикуется в государственных учреждениях)
Раздел II.
Сведения по воинскому учету
Не простой раздел.
Главное, что нужно понимать, - этот раздел заполняется в зависимости от конкретной ситуации.
Всего имеется два варианта:
1 вариант: Работник подлежит призыву.
2 вариант: Работник пребывает в запасе
Рассмотрим 1 вариант:
Работник подлежит призыву.
В этом случае, у работника на руках должно быть так называемое «приписное свидетельство».
В данном случае, пункты 1, 3, 4, 7 не заполняются.
Пункт 2 записывается, что работник подлежит призыву.
Пункт 5 заносится соответствующая литера:
Литеры годности к воинской службе
Пункт 6 проставляем наименование военного комиссариата из приписного свидетельства
Пункт 7 заполняется только при наличии фактических условий (мобилизационное предписание, или иной документ). Этот пункт заполняется карандашом.
Пункт8 заполняется при получении справки из военкомата о снятии работника с учета.
2 вариант: Работник пребывает в запасе
В этом случае, работник предъявляет военный билет, или военный билет офицера запаса. Кадровику остается переписать имеющиеся сведения из удостоверения в личную карточку.
В том числе:
- пункт № 1 не заполняется;
- воинское звание согласно записи;
- пункт № 3 записывается полностью (сокращать нельзя);
- пункт № 4 (ВУС – военная учетная специальность), внимательно переписываем;
- пункты с 5 по 8 заполняются аналогично как у подлежащих призыву.
Раздел III.
Прием на работу и переводы на другую работу
Относительно простой раздел для заполнения. Достаточно не лениться и скрупулезно заполнить все графы на основании соответствующих приказов руководителя и трудового договора.
Раздел IV.
Аттестация
Достаточно редкий раздел для заполнения. В основном данный раздел задействован в государственных компаниях.
Все записи производится на основании соответствующего заседания комиссии и итогового приказа.
Раздел V.
Повышение квалификации
Прогресс не стоит на месте и во многих серьезных компаниях сотрудники повышают личный профессиональный уровень по своей специальности.
Заполняется данный раздел не всегда только для «галочки». Опытному руководителю всегда нужно держать руку на пульсе и отмечать тех сотрудников, которые стараются расти профессионально.
Расширение производства, запуск новой линейки товара, выход на сложный контракт. Список важных проектов, в которых нужны грамотные специалисты, можно продолжать бесконечно.
Не помешает добавить новый навык, полученный в рамках своей специальности на курсах повышения квалификации.
Как правило, в данном разделе отражается прохождение обучения на курсах повышения квалификации длительностью от 16 часов.
Раздел VI.
Профессиональная переподготовка
Профессиональная переподготовка предполагает получение новой профессии.
Срок обучения по выбранной программе профессиональной переподготовки не может быть меньше 250 часов.
Основной руководящий документ по профессиональной переподготовке и повышению квалификации – Приказ Минобразования от 01.07.2013 г. № 499
Раздел VII.
Награды (поощрения), почетные звания
На первый взгляд, простой раздел. Поощрили сотрудника и все довольны. Тем не менее, в свете развернувшейся в стране борьбы с коррупцией, к данному разделу нужно относиться со всей серьезностью.
Проблемы, возникающие при дарении подарков, мы рассмотрим в отдельной статье.
Кроме этого, не забываем, что данный раздел должен соответствовать разделу «Сведения о награждениях» трудовой книжки
Порядок ведения трудовой книжки можно почитать по следующей ссылке
Раздел VIII.
Отпуск
В данный раздел заносятся данные по всем отпускам предоставленных работнику (ежегодный оплачиваемый, дополнительный, за свой счет, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебный)
Достаточно часто, свободное место заканчивается и поэтому, допускается распечатывать дополнительные листы и подклеивать к основной карточке, или создается дополнительный лист.
Важный момент. Дату окончания отпуска лучше всего проставлять карандашом. В этом случае, для кадровика не станет неожиданностью форс-мажорные обстоятельства (болезнь, перенос отпуска и т.п.)
Не забываем отмечать полный рабочий год, за который у работника возникает право на отпуск.
В целом, очень полезный раздел, который понятно показывает руководителю организации, какие именно отпуска использовал работник.
Напоминаем, что данный раздел заполняется предельно внимательно. Предоставленный отпуск напрямую влияет на начисление заработной платы и будущую пенсию.
Раздел IX.
Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Важный раздел. Рачительный кадровик хранит все данные о сотрудниках в личной карточке. Это еще раз подтверждает важность ведения Т-2.
Работник при приеме на работу, предъявляет в отдел кадров все документы дающие право на льготы.
В графе «основание» рекомендуется указывать руководящий документ, на основании которого, работнику предоставляется социальная льгота.
Раздел IX.
Дополнительные сведения
В данный раздел заносится все важные дополнительные данные для работника, которым не нашлось место в других разделах.
Как правило, в данный раздел записываются водительские категории, данные загранпаспорта, номера телефонов, электронная почта. Допускается проставление отметок о получении денежной компенсации за отпуск.
Раздел IX.
Основание прекращения трудового договора (увольнения)
Данный раздел заполняется только после увольнения сотрудника. Важно точно записать номер и дату приказа об увольнении, и соответствующую статью Трудового кодекса РФ.
Как финальная точка – карточка подписывается ответственным кадровым работником и работником организации.
В заключение, несколько слов о хранении личной карточки. По причине того, что карточка формы Т-2 содержит персональные данные, хранение карточки должно быть организованно таким образом, чтобы исключить доступ посторонних лиц к этому документу.
В конце календарного года, личные карточки уволенных работников формируются и подшиваются в дела, для передачи в архив.
Подробную информацию по ведению архива можно узнать в статьях:
Особенности ведения архива в организации
Как правильно подшивать документы
Для сезонных работников, даже в том случае, если они работают регулярно, каждый раз заводится новая карточка Т-2.