Как правильно вести трудовую книжку
С 1 января 2020 года, в России работникам предоставлено право переходить на электронные трудовые книжки. Тем не менее, из 58 миллионов работающих россиян, только 23 миллиона оформили ЭТК (электронную трудовую книжку).
Тем самым, огромное количество работников, склонны доверять проверенной годами бумажной трудовой книжке (ТК). Для работодателей данное нововведение особых проблем не создало по той причине, что начиная с 1 января 2020 года, все работодатели представляют в Пенсионный фонд РФ сведения по форме СЗВ-ТД на каждого работника. Указанный отчет, по своей сути является аналогом электронной трудовой книжки.
Не забываем, что переход на электронную трудовую книжку процесс исключительно добровольный. Работник имеет возможность реализовать свое право, написав заявление. В том случае, если работник не зафиксировал свое пожелание в письменном виде, по умолчанию, работодатель продолжает вести бумажный вариант трудовой книжки.
При этом, все вновь прибывшие работники, начинающие делать свою трудовую карьеру не имеют право выбора, для данной категории, оформляется электронный вариант трудовой книжки (статья 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Что нужно было сделать еще вчера:
Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ обязал работодателей до 30 июня 2020 года, письменно уведомить каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве и предложить сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.
Для тех организаций, кто игнорирует федеральные законы, у Государственной инспекции труда припасена статья 5.27 КоАП с весьма неприятными штрафами.
Указанное нарушение, в любом случае придется устранять и для вашего удобства, мы приготовили соответствующие бланки.
Образец Уведомление о переходе на ЭТК (электронную трудовую книжку) можно скачать по этой ссылке
Приказ о назначении ответственного за ведение ЭТК можно скачать по этой ссылке
Плюсы и минусы, бумажной и электронной книжки мы обсудим позже, а сейчас, предлагаем подробно остановиться на особенностях учета и ведения бумажной трудовой книжки.
Без преувеличения, можно констатировать, что трудовая книжка, является важнейшим документом, который напрямую влияет на начисление и выплату пенсии. В трудовой книжке скрупулезно прописан трудовой путь и накопленный опыт каждого человека.
Не смотря, на кажущуюся простоту, ведение трудовой книжки достаточно сложный процесс.
Например, масса работодателей не знает, что в каждой организации Российской федерации, имеющей наемный персонал, должен храниться запас трудовых книжек и вкладышей к ней.
Согласно статьи 44 Постановлению правительства РФ от 16.04.2003 года № 225 «Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее».
Сразу отметим, что Постановление № 225 не отменено и продолжает действовать.
Нарушение данной положения закона считается нарушением трудового законодательства и подпадает под действие статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях и:
«влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей».
Ст. 5.27. КоАП
Не забываем, что согласно Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 года № 320н, на основании заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку в течение трех рабочих дней.
Возникает закономерный вопрос: Какой запас трудовых книжек обязана иметь организация, для соответствия требованию закона?
До 2020 года, работодатель, при создании запасов чистых бланков трудовых книжек, в первую очередь ориентировался на то среднестатистическое количество молодых специалистов, которые планировались влиться с тройные ряды организации.
В настоящее время, данная категория работников в расчет не берется и в настоящий момент, остаются только несколько категорий работников.
В первую очередь, это персонал, прибывающий из бывших братских республик, которые стали нашими соотечественниками. Трудовую деятельность они вели в своих странах, а теперь, книжку придется заводить российского образца. Для этой категории, проводится простой статистический анализ за три последних года.
Другой случай, это обязанность работодателя выдать дубликат трудовой книжки, взамен утерянной, или пришедшей в негодность в результате стихийных бедствий.
По статистике, безвозвратно теряют трудовые книжки ничтожно малый процент россиян. Поэтому, для организации со списочной численностью от 100 человек достаточно иметь от пяти до десяти бланков трудовых книжек на эти цели.
Количество необходимых вкладышей для трудовых книжек, определяется ответственным работником за учет кадров. Проверив полноту использованных листов в трудовой книжке, кадровик легко определит, у кого заканчиваются листы и какое количество вкладышей потребуется в ближайшее время.
Где покупать бланки трудовых книжек и бланки вкладышей
Приобретать бланки трудовых книжек лучше всего в специализированных магазинах, или напрямую у производителя. Дело в том, что форма трудовой книжки периодически меняется. По этой причине, есть риск купить устаревший вариант бланка, который придется списать с учета, как невостребованный.
Специализированные фабрики, всегда внимательно следят за всеми изменениями в законодательстве и оперативно снимают с производства устаревшие варианты бланков.
Но самое главное, трудовая книжка, является бланком строгой отчетности, со всеми вытекающими последствиями.
Кроме того, согласно Постановления правительства России № 965 от 24.09.2012 года, трудовая книжка подпадает под категорию защищенной полиграфической продукции.
Право на выпуск подобного изделия имеют организации с соответствующей лицензией, выдаваемой ФГУП «Гознак».
заказать чистый бланк трудовой книжке можно по следующей ссылке
По этой причине, не рекомендуется при приеме на работу осуществлять прием у работника чистого бланка трудовой книжки, в этом случае, у вас нет гарантии того, что трудовая книжка куплена у продавца с лицензией.
Возникает риск заплатить штраф, как нарушитель трудового законодательства. Это не пустые страшилки. Данный вопрос, давно определен Верховным судом Российской Федерации (№ КАС07-416 от 06.09.2007 г.)
Официальную информацию об организациях, имеющих лицензию на изготовление защищенной полиграфической продукции можно посмотреть на официальном сайте Гознак.
Например, так выглядит результат поиска (ссылка):
Помимо этого, у производителя можно сразу купить сопутствующий товар, как например короб для хранения трудовых книжек.
Новая форма трудовой книжки
С 1 сентября 2021 года, приказом Минтруда и СЗ РФ от 19.05.2021 года № 320н, введена в действие новая форма трудовой книжки.
В новый бланк добавлены развороты, теперь их стало 14 (в старой форме предусматривалось 10 разворотов), количество разворотов раздела о награждениях уменьшено до 7 (ранее, было 10).
Естественно, с сентября 2021 года, выдача в установленных законом случаях производится только нового бланка трудовой книжки. При этом, заполненные трудовые книжки старого образца остаются действительными и используются без ограничений.
Впрочем, на этом наше правительство не остановилось и в настоящий момент готовится новая форма трудовой книжки, которая увидит свет 1 января 2023 года.
Важный момент
В 2021 году, возник правовой казус, о котором нужно помнить.
При утере, порче трудовой книжки, согласно Приказа Минтруда и СЗ РФ от 19.05.2021 года № 320н, работник должен обратиться к работодателю по своему последнему месту работы для выписки дубликата.
Другими словами, при приеме на работу, у работника отсутствует трудовая книжка. В этом случае, на первый взгляд, кадровик имеет законное право, отправить кандидата к прежнему работодателю за получением дубликата.
Вместе с тем, согласно ч.5, ст. 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать новую трудовую книжку, в случае, если работник не смог предъявить свою трудовую книжку (утеряна, испорчена и т.п.).
Получается, что фактически, вы нарушаете трудовое законодательство и подпадаете под кодекса об административных правонарушений (ч. 1, ст. 5.27. КоАП).
Более того, штраф получит, как организация, так и должностное лицо, отказавшееся выдать новую трудовую книжку.
Правила оформления трудовой книжки
- Трудовая книжка оформляется на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней (только по основному месту работы);
- Все записи в трудовой книжке делаются шариковой, перьевой ручкой синего, черного, фиолетового цвета;
- Не допускаются ошибки и неразборчивые запись;
- Все записи нумеруются арабскими цифрами по порядку;
- Не допускается применение сокращений. Наименование организации указывается полное;
- Разрешается применение стандартных штампов, или печатей (например, штамп с полным наименованием организации, или популярностью пользуется стандартная запись об увольнении по собственному желанию);
- Установлен единый формат даты рождения работника, даты заполнения титульного листа трудовой книжки, даты приема и перевода. Все даты записываются арабскими цифрами (число и месяц записываются двузначным числом, год – четырехзначным). Например: 01.03.2021 г.;
- Присутствие работника при первом заполнении трудовой книжки не требуется (ранее, личное присутствие работника было строго обязательным);
- Запись об образовании записывается в строгом соответствии с «законом об образовании», на основании аттестатов, дипломов, удостоверений:
o Основное общее;
o Среднее общее;
o Среднее профессиональное;
o Высшее (указывается конкретно).
При этом, запись о незаконченном образовании в трудовую книжку не записывается.
· При смене фамилии, старая фамилия зачеркивается одной чертой, сверху записывается новая фамилия;
· Запись в трудовой книжке при увольнении заверяется подписью руководителя (директора) и гербовой печатью;
· Запрещено использовать другие печати организации, кроме гербовой печати;
· Разрешено, по согласованию сторон трудового договора, производить запись об удаленной деятельности работника;
· По желанию работника, запись о совместительстве может производить как основной работодатель, так по месту совместительства;
· При выдаче вкладыша, обязательно производится запись: «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша в трудовую книжку;
· При увольнении работника в соответствии с ч.1 ст. 77 Трудового кодекса РФ, указывается конкретный пункт послуживший основанием для прекращения трудового договора;
· Работодатель, под роспись, ознакамливает каждого работника с произведенными записями;
· Все записи в трудовой книжке дублируются в личной карточке форма № Т-2 (форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1;
Образец личной карточки форма Т-2 можно скачать по этой ссылке
· Нельзя вносить в трудовую книжку сведения о взысканиях, за исключением случаев, когда дисциплинарное взыскание является увольнением.
Исправление ошибок в трудовой книжке
Исправление ошибок допускается только ответственным должностным лицом организации. Работник не имеет право самостоятельно делать исправления и производить какие-либо записи.
Единственное, исправление может быть внесено на основании судебного решения.
Зачеркивать неправильную запись нельзя. Для исправления ошибочной записи, ответственный работник, после последней записи, ставит следующий порядковый номер и делает запись: «Запись за (указывается порядковый номер) недействительна».
После этого, под следующим порядковым номером делается правильная запись, с указанием оснований (номера и даты приказов по организации).
Утрата и восстановление трудовой книжки
Лучшим вариантом, в такой ситуации, быть внимательным и не терять этот важный документ. Тем не менее, ситуации случаются, и придется принимать необходимые меры.
В первую очередь, работник, по тем, или иным причинам утерявший трудовую книжку, письменно обращается к своему работодателю с просьбой выдать дубликат. К заявлению прикладываются подтверждающие документы (выписки из архива, заверенные копии приказов по месту предыдущей работы, заверенные копии лицевых счетов по заработной плате, судебные решения). Процесс трудоемкий и не быстрый. Не исключено, что придется побегать по прежним местам работы, для внесения записей в трудовую книжку.
Работодатель, в течение 15 рабочих дней с момента письменного обращения работника, оформляет дубликат трудовой книжки.
Важно понимать, что в том случае, если первоначальная трудовая книжка найдется, на руках у работника могут оказаться два экземпляра трудовой книжки. Ничего хорошего это не сулит.
Как минимум, в Пенсионном фонде могут возникнуть подозрения о подлинности записей. Например, специалисты ПФ РФ точно заметят, что трудовая книжка, например, выпущена в 2021 году, а записи о приеме на работу сделаны в 2019 году. Вникать в вашу ситуацию, специалисты фонда точно не будут и потребуют предоставить ворох подтверждающих справок.
Для Пенсионного фонда, в любом случае, при пересечение периодов работы, действительной будет только один экземпляр (п. 1 ст. 13 400-ФЗ от 28.12.2013). Естественно, продолжать вести записи о стаже работы и занимаемой должности, кадровый орган будет только в одном экземпляре.
Кроме того, второй экземпляр создает ненужную путаницу, как для работника, так и для работодателя.
Вкладыши к трудовой книжке
В том случае, если листы в основной трудовой книжке закончились, работодатель обязан выдать вкладыш, соблюдая следующие правила:
· Дата на титульном листе проставляется по факту выдачи вкладыша;
· Данные о сотруднике должны соответствовать текущей ситуации (смена фамилии, получение нового образования).
Взимание платы за выданную трудовую книжку
Согласно пункту 47 Постановлению правительства РФ от 16.04.2003 года № 225, работодатель взимает с работника плату за выданную трудовую книжку (вкладыш), но не больше фактических расходов понесенных организацией на закупку бланка трудовой книжки.
В том случае, если трудовая книжка испорчена по вине работодателя, то расходы несет работодатель.
В случае утери книжки в результате стихийных явлений, ТК выдается за счет работодателя.
Списание трудовой книжки
Испорченные бланки трудовых книжек подлежат списанию с учета с последующим уничтожением.
Формы акта на списание для коммерческих организаций не предусмотрено. Поэтому, все организации используют форму 0504816, принятую в бюджетных организациях Российской Федерации.
Образец Акта о списании БСО форма 0504816 можно скачать по этой ссылке
Организация учета трудовых книжек и вкладышей к ним
Порядок учета трудовых книжек, с 1.09.2021 года перестает строго регламентироваться российским законодательством. С начала сентября, руководителям организаций предоставлено право, самим разрабатывать форму книг учета.
По сути, работодателю нужно организовать два направления учета:
· Учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей;
· Учет движения трудовых книжек работников организации.
По нашему мнению, в том случае, если в вашей организации нет особых условий, лучшим вариантом будет не изобретать велосипед, а вести книги прекрасно себя зарекомендовавшие до сентября 2021 года.
Ранее, требования к учету бланков строгой отчетности, к которым относится трудовая книжка, прописаны в Постановлении правительства РФ от 16.04.2003 года № 225.
Ничего сложного в этом процессе нет, достаточно придерживаться простых правил.
Всего в организации должно вестись две книги:
1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё
(форма приведена в приложении № 2 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69).
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
(форма приведена в приложении № 2 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69).
Скачать образец Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно по этой ссылке
заказать Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Как правило, Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё ведется в бухгалтерии.
В хронологическом порядке в книгу заносится вся информация по поступлению и выбытию трудовых книжек и вкладышей в неё. Обязательно указывается серии, номера и стоимость бланков.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровым органом, или бухгалтерией.
В данную книгу заносится следующая информация:
· Дата о приеме на работу;
· Фамилия, имя, отчество работника;
· Серия и номер трудовой книжки (вкладыша);
· Должность работника;
· Место работы;
· Номер и дата приказа о приеме на работу;
· Дата выдачи трудовой книжки при увольнении работника;
· Подпись работника за получение трудовой книжки.
Важный момент:
Книги по учету бланков строгой отчетности, в обязательном порядке нумеруются, прошиваются, заверяются подписью руководителя организации (с 1 сентября 2021 года отменено требование о скреплении книги сургучной печатью).
В противном случае, контролирующие органы, руководствуясь статьей 5.27 КоАП привлекают к административной ответственности, вплоть до дисквалификации на срок до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 Кодекс об административных правонарушениях РФ).
Хранение трудовых книжек
Лучше всего трудовые книжки хранить в несгораемом сейфе. В том случае, если такой возможности нет, подойдет любой шкаф, запирающийся на ключ.
Главное, условия хранения должны обеспечить сохранность бланков строгой отчетности.
Невостребованные трудовые книжки и книги учета хранятся:
· 75 лет – трудовая книжка (Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ);
· 75 лет – Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
· 5 лет – Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё
Выдача бланков трудовой книжки ответственному должностному лицу для работы
Сотрудник, назначенный ответственным за ведение учета трудовых книжек, получает чистые бланки по заявке, составленной в произвольной форме.
В конце месяца, в бухгалтерию сдается отчет о фактическом наличии бланков и суммах, полученных от работников за оформление трудовой книжки, или вкладыша. К отчету, прикладываются все оформленные приходные ордера.
Выдача трудовой книжки при увольнении работника
При увольнении, работник получает свою трудовую книжку на руки, о чем расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и своей личной карточке.
Важный момент
Дата записи об увольнении производится в день прекращения действия трудового договора и должна совпадать с датой соответствующего приказа по организации, за исключением случая, когда работник уходит в отпуск с последующим увольнением.
В этом случае, полностью оформленная трудовая книжка выдается в последний рабочий день перед отпуском.
В том случае, если работник отсутствует и не может получить трудовую книжку лично, работодатель направляет работнику письменное уведомление по почте, с указанием места и времени куда следует прибыть за получением трудовой книжки.
Направление трудовой книжки по почте допускается только с письменного согласия работника.
Напоминаем, что пересылка трудовой книжки по почте возможна только в пределах Российской Федерации.
Согласно действующему Закону СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу" запрещает пересылку трудовых книжек
Рассматриваемые ситуации являются идеальными и не всегда соответствуют действительности. Самый распространенный случай невозможности получения трудовой книжки работником, является вариант работы в удаленном филиале организации.
Как правило, в подобных случаях, трудовые книжки всех работников хранятся в головном офисе организации, который расположенном на значительном удалении от филиала.
Практически на ровном месте возникает конфликт. Работник не хочет ехать за своей трудовой книжкой за сотни километров, а работодатель не желает передавать в филиал трудовую книжку.
Дело доходит до суда, где стороны яростно отстаивают свою правоту.
Проанализировав судебную практику по данному вопросу, мы заметили парадоксальную ситуацию. Условно говоря, суды разных регионов поделились на два примерно одинаковых лагеря. Часть судов приняли сторону работников, а вторая часть посчитала, что прав работодатель.
Работодателю нужно понимать, что вступая в конфликт с работником, есть реальный риск нарваться на решение суда, по которому придется выплатить заработную плату за все время вынужденного «простоя».
При этом шансы на успех, делятся 50/50 как в старом анекдоте:
- Какова вероятность, что я сегодня встречу динозавра?
- 50 / 50, или встретишь, или не встретишь.
Шутки шутками, но выдача работнику трудовой книжки, ознакомление с приказом на увольнение, согласно всех законодательных норм, целиком и полностью возлагается на работодателя. Тем более, что наш самый справедливый суд в мире, в спорных моментах, встает на сторону работника.
В целом, суды исходят из логических соображений. При задержке выдачи трудовой книжки работнику, возникает ситуация, которая препятствует процессу трудоустройства. Не имея в наличии важнейшего документа – трудовой книжки (ст. 66 Трудового кодекса РФ), работник физически не может заключить новый трудовой договор.
Важный момент:
Должностное лицо организации, производя запись в трудовой книжке работника при увольнении, обязана учитывать реальное положение дел при увольнении работника.
Например, работника увольняют за прогулы. Кадровик, получив приказ руководителя, делает соответствующую запись в трудовой книжке.
Работник, не согласный со статьей увольнения, обращается в суд и добивается пересмотра статьи увольнения. Работнику выплачивают среднюю заработную плату за время вынужденного прогула, но дело на этом не заканчивается.
Зачастую, кадровики забывают внести соответствующие исправления в трудовую книжку, и возникает новый судебный прецедент. Работник не может устроиться на новую работу, по причине неправильной записи в трудовой книжке.
Суды в данном вопросе приравнивают ситуацию задержки выдачи трудовой книжки с неправильной записью и обязывают работодателя в очередной раз оплачивать средний заработок за время вынужденного прогула.
Помимо указанных случаев, может возникнуть ситуация, когда работник отзывает свое заявление на увольнение в последний день работы.
В этом случае, запись об увольнении аннулируется, приказ об увольнении работника отменяется и все возвращается на круги своя. Закон в этом случае, на стороне работника, который имеет право отозвать свое заявление в течение двухнедельного срока.
Выдача трудовой книжки на руки работнику при переходе на электронную трудовую книжку.
В течение трех рабочих дней, с момента обращения работника об отказе ведения бумажной трудовой книжки, работодатель выдает ТК на руки.
В этом случае, работодатель, делает следующие записи:
· Графа 1: проставляется порядковый номер;
· Графа 2: ставится дата выдачи трудовой книжки;
· Графа 3: делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
· Графа 4: прописываются регистрационный номер и дата заявления работника.
Важное уточнение.
Указанный нами трехдневный срок базируется на положении статьи 62 Трудового кодекса РФ. Вместе с тем, работодателю будет не лишним подстраховаться и выдать трудовую книжку в день письменного обращения работника. Напомним, что планируя механизм перехода на ЭТК, Министерство труда своим письмом от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150 обязала всех работодателей выдавать трудовые книжки в день подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку.